秘書處

1. 行政與組織管理

• 協助組織日常運作，提供行政支持。

• 管理文書工作，包括撰寫、整理、存檔與分發。

• 制定和執行內部規章制度及工作流程，維持組織的秩序。

2. 會議與活動支持

• 籌劃與安排內部及外部會議，包括會議通知、議程制定和場地安排。

• 負責會議記錄和會議決議的跟進。

• 協助大型活動的籌辦，如年度大會、培訓、座談會等。

3. 資訊與溝通

• 負責內部與外部的溝通協調，作為資訊流通的橋樑。

• 編撰和分發內部簡報、公告或通訊。

• 處理與合作夥伴、政府機構及媒體的聯繫。

4. 資料與檔案管理

• 建立和維護檔案系統，確保重要資料的安全與便捷檢索。

• 負責機密信息的管理與保護。

• 定期更新和備份組織的數據庫。

5. 支援領導層

• 協助組織領導層安排日常行程，包括差旅、會面及重要訪問。

• 提供資訊和建議，支持決策制定。

• 執行領導層交辦的其他特殊任務。

6. 財務與後勤

• 負責預算編制與支出管理的協調工作。

• 協助處理採購需求、物流及後勤支持。

• 為組織日常運營提供必要的資源保障。

7. 政策與法律支持

• 確保組織運營符合相關法律和規範。

• 協助制定、修訂並監督政策執行。

• 處理法律文件和契約的審核與備案。

8. 志工與人力資源管理（如有）

• 統籌志工或成員的招募、培訓與管理。

• 處理組織人力資源相關事務，例如人員檔案、福利和培訓計劃。

9. 項目與計劃管理

• 支援專案管理與推進，協助制定計劃和追蹤進展。

• 負責相關文件的整理與執行結果的報告。

• 協調部門間合作，促進項目順利完成。

10. 危機管理與應急支持

• 制定危機應對方案，確保組織在緊急情況下的應對能力。

• 提供應急支援，快速處理突發問題。

秘書處是組織運作的後盾，其高效的工作能大幅提升整體效率和凝聚力，同時保障業務的順暢進行。